Documentação SUAP EDU: Secretário Acadêmico/Procedimentos de Rematrícula (Alunos Aprovados, Reprovados, Dependência)/Gerar Turmas - SUAP EDU Considerações Iniciais Este tutorial orienta como criar turmas para um curso em um determinado período. Problemas que devem ser evitados Antes de prosseguir com a leitura do tutorial é necessário atenção a alguns PROBLEMAS QUE PODEM OCORRER SE OS PASSOS DESSE TUTORIAL NÃO FOREM SEGUIDOS CORRETAMENTE, sendo eles: Criação de Turmas com Matriz errada Problema: Uma turma iniciada no 1º Semestre de 2019 para alunos ingressantes por exemplo, deveria ser criada e vinculada a matriz vigente do curso e os alunos que fazem parte dessa turma continuariam cursando essa matriz nos próximos períodos até formarem, desde que não haja nenhuma resolução ou documento definido pelo Coordenador do Curso que indique o contrário. Porém, na criação de novas turmas no início de cada semestre é definido uma matriz que não corresponde a que os alunos da turma em questão deveriam estar cursando. Ou seja, os alunos dessa turma estarão cursando a matriz errada e isso irá refletir na hora de integralizar o histórico final, pois o aluno estará cursando disciplinas com cargas-horárias diferentes do estipulado na sua matriz de ingresso. Solução: Criar uma planilha de controle das turmas criadas em cada período e incluir nela algumas informações importantes sobre a turma como: início da turma, matriz da turma, disciplinas que serão ofertadas e suas respectivas cargas-horárias. E sempre validar essas informações sobre as turmas e disciplinas que serão ofertadas com os Coordenadores de Curso antes de criá-las no sistema. Segue abaixo o link de acesso a um exemplo de planilha de controle de turmas que deve ser mantido para a criação de turmas corretamente no SUAP EDU: bit.ly/30lyUXW Criação de turmas não pertencentes a matriz de ingresso do aluno Problema: Um aluno regular cuja matriz de ingresso não é a matriz atualmente vigente do curso em que está matriculado, solicita a matrícula em uma disciplina como Dependência, Aproveitamento ou Adiantamento. Porém ao gerar uma nova turma para ofertar essa disciplina é definido a matriz da turma como uma diferente da matriz de ingresso do aluno. Ou seja, o aluno está cursando disciplinas que não fazem parte da matriz de ingresso dele e isso irá refletir na hora de gerar o histórico final, pois essa disciplina irá aparecer como um componente extra-curricular e pode até mesmo apresentar divergências na carga-horária e módulo de oferta da disciplina. Solução: Conferir se o aluno deve formar na mesma matriz no qual ingressou. E para isso é necessário conferir o PPC da matriz do aluno ou o próprio Coordenador do Curso. Se o aluno for formar na mesma matriz de ingresso, deve-se criar uma turma específica ofertar a disciplina de Dependência, Aproveitamento ou Adiantamento e definir a matriz dessa turma como a matriz de ingresso do aluno. Criação de Turmas que não serão utilizadas no período Problema: Em todo início de semestre são criadas as turmas que serão ofertadas no período e definido suas respectivas matrizes. Porém, em alguns casos não é feito um controle apropriado das turmas criadas em cada período e assim são criadas turmas desnecessariamente. Ou seja, haverá turmas no sistema que não irão conter aluno e portanto não se tinha a necessidade de serem criadas e que ainda podem causar dúvidas na identificação das turmas dentro do sistema. Solução: Ao criar uma turma com seus respectivos diários, é necessário verificar se a turma realmente será ofertada na Instituição no semestre em questão, para se evitar a criação de turmas vazias no sistema. Para isso, deve-se seguir uma planilha de controle de turmas conforme o exemplo de planilha de controle de turmas disponibilizado no link a seguir: http://bit.ly/30lyUXW Acessar tela "Turmas" Para acessar a tela "Turmas", siga as instruções abaixo e observe a Figura 1: 1. Clique no menu "Ensino"; 2. Selecione o item "Turmas e Diários"; 3. Selecione o item "Turmas"; Figura 1: Acessar tela "Turmas". Acessar tela "Gerar Turmas" Será aberta a tela "Turmas" e nela, clique no botão "Gerar Turmas" como ilustrado na Figura 2. Figura 2: Acessar Edital de onde os alunos serão importados Preencher as informações da turma Parte 1 de 4: Dados do Curso Será aberta a tela "Gerar Turmas" na "Parte 1 de 4" e nela, siga as instruções abaixo e observe a Figura 3: 1. Escolha o "Ano Letivo"; 2. No campo "Período Letivo", informe qual é o "Semestre": 1 para 1º Semestre e 2 para 2º Semestre; 3. Escolha o "Tipo dos Componentes" como "Obrigatórios" ou "Optativos"; 4. No campo "Matriz/Curso", informe o nome da matriz de acordo com a nomenclatura definida no "Cadastro de Matriz". Ex.: "IFS_P_GEAM_AA_20191"; 5. Clique no botão "Continuar"; Figura 3: "Parte 1 de 4" do preenchimento das informações da turma. Parte 2 de 4: Informações da Turma Na "Parte 2 de 4", serão listados os "Períodos/Módulos" de acordo com a matriz do curso que foi escolhida como ilustrado na Figura 4. Nessa tela é possível criar turmas de 2 formas, escolha uma delas a seguir para continuar: - Criar uma turma apenas (Utilizado no caso de criar uma turma regular de algum "Período/Módulo" ou uma turma de DP por exemplo). - Criar duas turmas ou mais ao mesmo tempo (Utilizado no caso dos cursos "Técnicos" onde é necessário criar duas turmas de "1º ano", como "1ºE1" e "1ºE2"). Figura 4: "Parte 2 de 4" do preenchimento das informações da turma. Criar uma turma apenas Para criar apenas uma turma, deve-se: 1. Escolha a seção adequada, como "1º Período"por exemplo; 2. No campo "Nº de Turmas", selecione "1" para criar "1" (uma)" turma. 3. Selecione o "Turno" da turma; 4. Selecione o "Nº de Vagas" da turma; 5. Clique no botão "Continuar"; Criar duas turmas ou mais ao mesmo tempo Para criar duas ou mais turmas ao mesmo tempo, deve-se: 1. Escolha a seção adequada, como "1º Período" por exemplo; 2. No campo "Nº de Turmas", selecione "2" para criar "2 (duas)" turmas. 3. Selecione o "Turno" da turma; 4. Selecione o "Nº de Vagas" da turma; 5. Clique no botão "Continuar"; Parte 3 de 4: Dados adicionais da turma Na "Parte 3 de 4", siga as instruções abaixo e observe a Figura 5: 1. Selecione o "Horário do Campus"; 2. Selecione o "Calendário Acadêmico"; 3. No campo "Seleção de Componentes", marque as disciplinas que farão parte da turma; 4. Clique no botão "Continuar"; Atenção: Se for cadastrar uma turma de Dependência (DP), escolha apenas o(s) diário(s) específico(s) que será(ão) inserido(s) nesta turma. Figura 5: "Parte 3 de 4" do preenchimento das informações da turma. Parte 4 de 4: Confirmação Na "Parte 4 de 4", serão exibidos as turmas e disciplinas que serão criados conforme ilustrado na Figura 6. Caso esteja tudo certo, marque a opção "Confirmação" e clique no botão "Finalizar". Figura 6: "Parte 3 de 4" do preenchimento das informações da turma. Caso tenha alguma dúvida sobre como o código da turma é gerado, observe a Tabela 1. Devido esse código da turma ser gerado automaticamente, pode ser que ainda exista dificuldade em diferenciar as turmas, por isso é recomendado entrar em contato com a Secretaria para pedir auxílio nessa identificação. Tabela 1: Explicação sobre como uma turma é gerada, como a "20191.1.8.1I" por exemplo. Ano: Semestre: Série (1= 1º, 2= 2º e 3= 3ª) Código do Curso no SUAP Identificação da Turma Turno (I= Integral, N= Noturno, E= EAD) 2019 1 1 8 1 I Definição da "Sigla da Turma" Após a geração da turma, é possível definir uma "Sigla da Turma", isso é importante para auxiliar a secretária e os professores a identificarem as turmas com mais facilidade. Sendo assim, para a criação da "Sigla da Turma" o NTI recomenda seguir a padronização apresentada abaixo. Essa padronização é importante para auxiliar a secretária e os professores a identificarem as turmas com mais facilidade. Desse modo, a "A Sigla da Turma" é formado pelas seguintes partes: 1) Identificador do curso: Previamente definido e anotado no cadastro de curso. Clique aqui para relembrar. Ex.: "IFS_P_IINF" 2) Identificador do módulo da turma: Responsável por identificar qual o módulo da turma. Ex.: 1 3) Identificação extra da turma (opcional): Utilizado para distinguir duas turmas do mesmo módulo ou indicar que um determinada turma é de "DP". Ex.: E1 No caso do "Técnico", tendo como base a turma de "1º ano" do curso de “Técnico em Informática” do "Campus Inconfidentes", internamente conhecida como "E1", a "Sigla da Turma" ficaria da seguinte forma: “IFS_P_IINF_1_E1”. No caso da "Graduação", tomando como base a turma de "1º Período" do curso de “Engenharia Ambiental" do "Campus Inconfidentes", a "Sigla da Turma" ficaria da seguinte forma: “IFS_P_GEAM_1”. Se fosse uma turma de "DP" por exemplo, ficaria da seguinte forma: “IFS_P_GEAM_1_DP”. Selecionar a Turma Na tela "Turmas", encontre as turma que foi gerada anteriormente aplicando os filtros adequadamente e em seguida clique no ícone "Alterar" como ilustrado na Figura 7. Figura 7: "Parte 3 de 4" do preenchimento das informações da turma. Preencher a "Sigla da Turma" Será aberta a tela "Editar Turma" e nela, preencha a "Silga da Turma" e clique no botão "Salvar" como ilustrado na Figura 8. Figura 8: "Parte 3 de 4" do preenchimento das informações da turma.