Chefia de Setor

Principais ações da chefia do setor na gestão do PGD.

• Aprovar Adesão ao PGD
• Elaborar Plano de Entrega Setorial (PES)
• Aprovar Solicitações de Adesão ao PES
• Aprovar/homologar o PIT

Aprovar Adesão ao PGD

Em  primeiro momento a chefia deve analisar a solicitação de adesão ao PGD dos servidores do seu setor verificando se o mesmo cumpriu os requisitos de elegibilidade (ver fluxo de adesão ao PGD).

vejamos como deferir a solicitação de adesão ao PES

Na sua tela "Início" acaso já tenha alguma solicitação feita irá aparecer assim

Ou você pode navegar pelo menu lateral do sistema, navegue pelo seguinte caminho:

Programa de Gestão → Chefe de Setor → Adesões ao PGD para Aprovar

Nesta tela serão exibidas as solicitações de adesão ao PGD que estão aguardando análise da chefia.

Localize o servidor na lista apresentada.

Clique no ícone de visualizar (ícone de olho) para acessar os detalhes da solicitação.

Após o clique, abrirá a página “Solicitação de Adesão do Servidor ao PGD”, onde estarão disponíveis as informações do servidor, setor de exercício e o Termo de Ciência e Responsabilidade (TCR).

Antes de aprovar, a chefia deve verificar:

• Dados do servidor e do setor

• Jornada de trabalho

• Termo de Ciência e Responsabilidade (TCR)

• Regras e observações apresentadas na adesão

Essa análise garante que o servidor está ciente das regras e condições de participação no PGD.

Após a análise, no canto superior direito da tela, estarão disponíveis as opções de decisão:

• Deferir – Aprova a adesão do servidor ao PGD

• Cancelar – Cancela a solicitação

• Indeferir – Recusa a solicitação de adesão

Para aprovar a participação do servidor no programa, clique em Deferir e sistema exibirá uma tela de confirmação da operação, onde a chefia deverá registrar a justificativa e confirmar a ação.

No campo Justificativa/Observação, informe o motivo da aprovação da solicitação.

Exemplo de justificativa:
Servidor possui atribuições compatíveis com o PGD.

Esse campo serve para registrar formalmente o motivo da decisão no sistema.

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Marque a opção “Confirmo esta operação” para indicar que a ação foi revisada e está correta.

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No campo Senha para confirmação, digite a mesma senha utilizada para acesso ao SUAP.

Essa etapa garante a segurança e autenticidade da decisão registrada no sistema.

Clique em "Enviar". Após salvar os dados, você retornará para a tela com o pedido de Adesão Deferido, também caso necessário pose-se Cadastrar o desligamento, conforme imagem.

Elaborar Plano de Entrega Setorial (PES)

É fundamental que o Setor elabore seu PES para viabilizar todo o ciclo do programa no setor.

As entregas podem ser pensadas em conjunto chefia e seridor, mas o cadastro cabe ao chefe do setor, esse deve nagevar no menu lateral, assim:

SUAP → Programa de Gestão → Chefe de Setor → Plano de Entregas Setorial (PES) → Cadastrar/Consultar

 - Clique em "Adicionar Plano de Entregas Setorial" para cadastrar novo PES

Preencha os campos apresentados no formulário:

• Calendário de PES: selecionar o calendário correspondente ao período vigente.

• Setor: selecionar o setor SUAP para o qual o Plano de Entregas Setorial será planejado.

Clique em salvar.

Complentando o cadastro do PES

Nesse momento será solicitado o preenchimento de informações importante relativas ao PES do seu setor 

As preencha seguindo as abas em tela

Dados básicos

 — Definir o percentual máximo de teletrabalho

No campo % máximo de Teletrabalho, informe o percentual máximo da carga horária que poderá ser executada em teletrabalho pelos servidores do setor.

As demais horas serão executadas no formato presencial.
Exemplo:

• O setor permite 40% de teletrabalho e 60% presencial, informe 40,00 neste campo.

• Se o setor o possui servidor no regime 60% de teletrabalho e 40% presencial, informe 60,00 neste campo.

• Caso exista servidor em teletrabalho integral, informe 100,00.

 — Informar a infraestrutura mínima necessária

Neste campo deve ser descrita a infraestrutura física, material e tecnológica mínima necessária para realização das atividades em teletrabalho, incluindo equipamentos e mobiliário adequados.

Exemplo de infraestrutura mínima:

• Cadeira ergonômica

• Computador

• Conexão com internet

• Telefone habilitado para chamadas e videoconferências (WhatsApp ou Google Chat)

• Antivírus devidamente instalado e atualizado

• Navegador atualizado (Google Chrome, Firefox, Edge etc.)

• Suite de escritório (LibreOffice, OpenOffice ou Microsoft Office)

Esses requisitos garantem que o servidor tenha condições adequadas para executar suas atividades remotamente.

 — Informar o conhecimento técnico necessário

Nesta seção devem ser registrados os conhecimentos técnicos mínimos necessários para execução das atividades em teletrabalho.

Exemplo de conhecimentos necessários:

• Saber utilizar as ferramentas e sistemas institucionais necessários ao trabalho
  (Ex.: Google Workspace, SUAP, SIAFI, QAcadêmico etc.)

• Saber realizar chamadas de vídeo para participação em reuniões e atendimentos remotos.

Horários de funcionamento do setor

Nesta etapa será informado o horário de funcionamento do setor dentro do Plano de Entregas Setorial (PES).

Esse horário indica quando a equipe estará disponível para atendimento e execução das atividades, seja em regime presencial ou teletrabalho.
O cadastro dessas informações é obrigatório para que o PES possa ser enviado para aprovação.

Dentro do cadastro do Plano de Entregas Setorial (PES), clique na aba:

Horário de funcionamento do setor. Em seguida, clique no botão Adicionar para cadastrar um novo horário.

Informe os seguintes campos:

• Data: Data de início de vigência do horário de funcionamento do setor. Deve ser igual ou posterior ao início do período do PES.
• Hora Inicial: Horário em que o setor inicia seu funcionamento.
• Hora Final: Horário em que o setor encerra suas atividades.
• Repete toda: Selecione os dias da semana em que o horário informado será aplicado.
• Repete até: Informe até quando esse horário será válido. Essa data deve ser igual ou anterior ao final do período do PES.

• É possível editar o horário, adicionar novo horário e remover horário(s) selecionado(s).

Obs: após salvar poderá ser editado o horário de um dia específico se necessário.

Horário de planejamento do setor

O horário de planejamento corresponde aos períodos destinados às reuniões e atividades de planejamento da equipe, garantindo que os servidores tenham conhecimento prévio sobre os momentos em que deverão estar disponíveis para encontros presenciais ou remotos.

O cadastro dessas informações é obrigatório para envio do PES para aprovação.

Após clicar em Adicionar, será exibido o formulário para cadastro do horário de planejamento.

Clique em Editar, preencha os dados solicitados e, ao finalizar, clique em Salvar.

Dicas para preencher:

• Data: Data de início de vigência do horário de funcionamento do setor. Deve ser maior ou igual ao período do PES.
• Hora Inicial: Hora de início de funcionamento do setor
• Hora Final: Hora de encerramento do funcionamento do setor
• Repetir toda: Marque os dias da semana em que o horário inicial e final se repetem
• Repetir até: Informe até quando o horário estará válido. Deve ser menor ou igual ao período do PES.
• É possível editar o horário, adicionar novo horário e remover horário(s) selecionado(s).

Entregas

Cada entrega representa um produto ou serviço que será concluído pelo setor durante o período do PES. Para cada entrega devem ser definidos título, descrição, métrica da meta, meta e prazo, permitindo acompanhar de forma clara o que deverá ser produzido pela equipe.

Para incluir uma entrega no PES clique na aba "Entregas" na tela abaixo

e depois  clique em "Adicionar" e preencha os campos solicitados:

• Título: Informe o produto ou serviço finalizado que o setor entregará como resultado da contribuição dos participantes.
• Descrição: Descreva com detalhes o que deverá ser realizado, para que os servidores saibam exatamente qual atividade deverá ser executada.
• Métrica da meta: Percentual ou Quantidade

  • Se a métrica for percentual, informe qual parte (%) será concluída dentro do prazo definido.

  • Se a métrica for quantidade, informe quantos itens ou unidades deverão ser entregues.

• Prazo: deixar em branco para que o prazo seja o mesmo do final do PES, ou preencha caso precise ser entregue antes. 

• Critérios de Avaliação: informar o que a será considerado como produto pronto, finalizado e entregue, desta forma o servidor saberá exatamente o que se espera do seu trabalho a ser realizado.

Exemplo: 

na seção Demandantes e Destinatários:

Toda entrega possui um demandante, isto é, aquela pessoa, setor ou órgão que solicitou o produto ou serviço; e um destinatário, isto é, aquela pessoa, setor ou órgão que receberá o produto final.

• • • • Setores Demandantes: Informe 1 ou mais setores;
      • Pessoas Demandantes: Informe 1 ou mais pessoas;
      • Setores Destinatários: Informe 1 ou mais setores;
      • Pessoas Destinatárias: Informe 1 ou mais pessoas;

Pronto agora é só salvar.

Lembre-se, você está criando um Plano de Entregas Setorial para o próximo semestre. Por isso, planeje os produtos ou serviços que serão concluídos nos próximos meses, com base nas atividades que os servidores do setor irão realizar no período.

Auxiliares

Os auxiliares são utilizados para registrar informações complementares que auxiliam na organização, acompanhamento ou execução das entregas do setor, mas que não fazem parte diretamente das entregas cadastradas.

O uso dessa seção é opcional, podendo ser utilizado conforme a necessidade do setor.

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Dentro do cadastro do Plano de Entregas Setorial (PES), clique na aba: Auxiliares

Em seguida, clique no botão Cadastrar/Editar.

Informe o Nome do Servidor e salve.

Histórico

Essa aba destina-se a apresentar todas ações realizadas no cadastros do PES

Enviar o PES para aprovação da chefia superior

Após realizada todas etapas de cadastro do PES esse deve ser encaminhado para chefia diretamente superior ao seu setor para isso você deve clicar em "Enviar para aprovação"

Pronto agora é só aguardar a aprovação!

Aprovar Solicitações de Adesão ao PES

A chefia pode verificar as solicitações de adesão ao PGD pendentes de avaliação de 3 formas:

1. Clicar na mensagem Pendência(s) de chefe a resolver na tela inicial do SUAP.

É necessário clicar na pendência desejada para resolvê-la.

2. Acessar o menu lateral: SUAP > Programa de Gestão > Meu PGD>  Minhas Pendências

Neste caso, a chefia verá a tela de suas pendências do PGD tanto como chefe quanto como servidor.

É necessário clicar na pendência desejada para resolvê-la.

3 . Navegar no menu lateral

Programa de Gestão > Meu PGD > Chefe de Setor > Adesão ao PES para ,aprovar

o sistema mostrará a tela com a lista de solicitações, selecione a desejada clicando no ícone do olho

Valide os dados do servidor. Se estiver tudo correto, clique em "Deferir". Caso esteja algo incorreto clique em "indeferir".
em seguida o sistema solicitará um justificativa/observação conforme o caso. 

Preencha e clique em enviar

Só com o seu deferimento os servidores poderão lançar os PITs vinculado ao PES do Setor .

Observação:

a aba "Deve aprovar" são listado os servidor do próprio setor, já a aba "Deve aprovar " corresponde ao servidores são de setores das unidade nos setores subordinados caso haja.

 

 

Aprovar/homologar o PIT

Após o servidor cadastrar seu Plano Individual de Trabalho (PIT), ele deverá ser analisado pela chefia imediata para aprovação ou homologação.

A chefia deve acessar:

SUAP → Programa de Gestão → Meu PGD→ Chefe de Setor → Plano Individual de Trabalho (PIT) → Aprovar/Homologar

Nessa tela serão exibidos os Planos Individuais de Trabalho que aguardam parecer da chefia.

Também é possível utilizar os filtros para localizar um servidor específico ou um determinado período do calendário PIT/RIT.

Na lista de PITs pendentes, clique no ícone de visualização (ícone de olho) ao lado do nome do servidor.

Ao acessar o PIT, a chefia poderá analisar:

• Dados do servidor

• Período do PIT

• Regime de execução no PGD

• Percentual de teletrabalho

• Cronograma de trabalho presencial

• Cronograma de atendimento em teletrabalho

• Entregas e tarefas planejadas

Essa análise permite verificar se o planejamento está compatível com o Plano de Entregas Setorial (PES) e com as atividades da unidade.

Então, selecione os PIT a aprovar e clique em Aprovar/Homologar Selecionados.

Uma tela de confirmação e resumo será exebida: