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04.03.01.01 Representação - Procedimento

Procedimento - Representação feita por servidores/agentes públicos para a Ouvidoria do IFPE

 Código do procedimento: 04.03.01.01

Macroprocesso: Avaliação, Monitoramento, Controle e Integridade.

Processo de Trabalho: Ouvidoria

Assunto/Iniciativa: Representação feita por servidores/agentes públicos para a Ouvidoria do IFPE

Aprovado: Reunião Geral realizada em 25/05/2022

Versão: 01

 

I - INTRODUÇÃO

             Inicialmente, é importante diferenciar os termos “denúncia” e “representação” para melhor entendimento deste procedimento. O termo “denúncia” é utilizado para as manifestações originadas por particulares (pessoas físicas ou jurídicas), que dão notícia de suposta irregularidade.

            Já o termo “representação funcional” ou, simplesmente, “representação”, refere-se à comunicação formal apresentada por agente público, como cumprimento de dever legal, ao tomar conhecimento de suposta irregularidade cometida por qualquer servidor, ou de ato ilegal omissivo ou abusivo por parte de autoridade, associados, ainda que indiretamente, ao exercício de cargo (a vida pessoal de servidor não deve ser objeto de representação). A seguir é apresentado o que determina a Lei nº 8.112/1990:

Art. 116.  São deveres do servidor:

[...]

VI - levar ao conhecimento da autoridade superior as irregularidades de que tiver ciência em razão do cargo;

[...]

XII - representar contra ilegalidade, omissão ou abuso de poder.

Parágrafo único.  A representação de que trata o inciso XII será encaminhada pela via hierárquica e apreciada pela autoridade superior àquela contra a qual é formulada, assegurando-se ao representando ampla defesa.

            Portanto, na Administração Pública Federal, é dever dos servidores/agentes públicos representarem contra suposta irregularidade, seja cometida por qualquer outro servidor ou não, de que tiver ciência em razão do cargo, bem como contra ato ilegal, omissivo ou abusivo cometido por autoridade. A representação, neste caso, é uma espécie de denúncia.

            Para melhor entendimento do inciso XII do art. 116 da Lei nº 8.112/1990, seguem as definições apresentadas pelo Manual de Processo Disciplinar da CGU (2021):

-Ilegalidade: qualquer ato que desrespeite as normas legais e regulamentares a que os servidores estejam submetidos. Desse modo, o termo “ilegalidade” deve ser entendido em seu sentido amplo, abrangendo não apenas a ofensa às leis, mas também os atos administrativos normativos em geral (decretos, resoluções, portarias, regimentos, etc.).

-Omissão: é o não fazer aquilo que juridicamente se devia fazer. De se notar, pois, que, sob o ponto de vista disciplinar, a omissão do superior hierárquico só é relevante quando desrespeita normas e princípios jurídicos, o que significa que, a rigor, omissões relativas a deveres morais do superior hierárquico não geram o dever de representar.

-Abuso de poder: é o gênero que tem como espécies o excesso de poder (“quando o agente público exorbita de suas atribuições”) e o desvio de finalidade (pratica ato com inobservância do interesse público ou com objetivo diverso daquele previsto explícita ou implicitamente na lei”).

            Ademais, conforme parágrafo único do art. 116, a representação segue pela via hierárquica. Apesar disso, vale mencionar a discussão da 15ª Reunião da Comissão de Coordenação de Correição, sobre a necessidade de um enunciado sobre a impossibilidade de responsabilizar o servidor que representa sobre irregularidades fora da via hierárquica, como seria o caso de representar diretamente à Ouvidoria Geral do IFPE. Na ocasião decidiu-se pela desnecessidade de um enunciado a respeito, mas, por outro lado, houve aprovação do relatório feito sobre o tema, o qual concluiu no sentido de que não há cometimento de ilícito disciplinar por parte do servidor que não obedeça a via hierárquica.

            Na esfera administrativa, a Lei nº 12.527/2011 - Lei de Acesso à Informação (LAI) estabelece, em seu art. 44, uma emenda à Lei nº 8.112/1990, criando o art. 126- A. Este dispositivo isenta de qualquer responsabilidade administrativa, civil ou criminal o servidor que levar ao conhecimento da autoridade competente a prática de crime ou improbidade de que tenha conhecimento, ainda que indiretamente, em decorrência do cargo, emprego ou função pública.

            Conforme orienta o Programa de Formação Continuada em Ouvidorias (2018), para o atendimento pelas ouvidorias de denúncias formuladas por servidores públicos, entende-se pertinente que seja criado um canal específico de ouvidoria interna na própria ouvidoria do órgão, a qual deverá encaminhar a denúncia para a autoridade competente, após análise preliminar.

            Em regra, a representação deve conter a identificação do representante e do representado, a indicação precisa da suposta irregularidade (associada ao exercício do cargo) e das provas já disponíveis. Entretanto, conforme previsto nos normativos legais, a restrição de acesso e proteção ao denunciante também deverão ser observados nessa específica situação, uma vez que o servidor/agente público, mesmo com as salvaguardas legais de proteção, tem o temor de ser prejudicado em sua vida profissional por autoridades que estejam envolvidas nos fatos comunicados.

            Diante do exposto, cabe ainda esclarecer que entende-se como agente público aquele que exerce função pública de forma permanente ou temporária, com ou sem remuneração.

Nesses termos: 

Lei 8.429/92. Art. 2° Reputa-se agente público, para os efeitos desta lei, todo aquele que exerce, ainda que transitoriamente ou sem remuneração, por eleição, nomeação, designação, contratação ou qualquer outra forma de investidura ou vínculo, mandato, cargo, emprego ou função nas entidades mencionadas no artigo anterior.

            O presente artigo faz referência a toda Administração direta e indireta de qualquer dos poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios.

II – OBJETIVO DO PROCEDIMENTO

Mapear o processo de representação feita por servidores/agentes públicos junto à Ouvidoria do IFPE.

III – OPERACIONALIZAÇÃO

 1. Encaminhamento da representação pelo servidor/agente público do IFPE por meio da Plataforma Fala.BR.

1.1 O(a) servidor(a)/agente público que tenha conhecimento de suposta irregularidade cometida por qualquer servidor(a)/agente público, ou de ato ilegal omissivo ou abusivo por parte de autoridade, associados, ainda que indiretamente, ao exercício de cargo, deve informar a denúncia por meio da Plataforma Integrada de Ouvidoria e Acesso à Informação (Fala.br) no link “Denúncia”, selecionando o assunto: “Denúncia de irregularidades de servidores”.

1.2 Caso a representação seja realizada em modo físico, deverá ser passada a termo por meio do “Formulário de Manifestação de Ouvidoria” e cadastrado na  Plataforma Fala.BR, no link “Denúncia”, selecionando o assunto: “Denúncia de irregularidades de servidores''.

2. Tratamento da representação pela Ouvidoria Geral do IFPE

2.1  Análise preliminar

2.1.1 O(a) Ouvidor(a)-Geral receberá a representação e realizará, auxiliado(a) pelo(a) Ouvidor(a)-adjunto(a), a análise preliminar (conforme check-list disposto no Anexo I) .

Obs.: A análise preliminar tem como objetivo avaliar a existência de requisitos que amparem a apuração da denúncia pelo órgão ou entidade. Esses requisitos – autoria, materialidade, competência, compreensão – podem se apresentar em conjunto ou separados. Para tanto, pesquisas deverão ser realizadas nos sistemas internos do órgão ou entidade, aos quais se recomenda que a ouvidoria tenha acesso, para identificar indícios de veracidade do fato denunciado. Em resumo, a análise preliminar serve para verificar se, diante das informações apresentadas pelo cidadão, é possível dar início ao procedimento de apuração.

2.1.2  O(a) Ouvidor(a)-Geral, nesta fase de análise preliminar, poderá, caso entenda ser necessário, solicitar auxílio de uma ou mais instâncias de Integridade do IFPE.

2.1.3  Caso necessário, poderá ser solicitado ao(à) servidor(a)/agente público denunciante a complementação de informação, que deve ser feita num prazo de 30 dias a contar da data do seu recebimento.

Figura 1: Adaptado do Manual de Ouvidoria Pública da CGU (2019).

 

Obs.: A falta da complementação da informação pelo usuário no prazo estabelecido acarretará o arquivamento da denúncia, sem a produção de resposta conclusiva.

2.1.4 A representação que não apresente elementos mínimos para ser apurada, conforme a análise preliminar,  deve ser arquivada e a ação comunicada  ao(à) servidor(a)/agente público denunciante, com a respectiva justificativa para a impossibilidade de tratamento da denúncia.

2.1.5 O(a) Ouvidor(a)-Geral, após análise preliminar, deve verificar na Plataforma Fala.BR se a manifestação foi classificada no assunto “Denúncia de irregularidades de servidores”, após a confirmação, deve-se classificar o subassunto como “Representação”.

2.1.6 Caso a comunicação do(a) servidor(a)/agente público não se enquadre como representação e sim como outro tipo de manifestação prevista na Ouvidoria, deve ser reclassificada e seguir o fluxo específico.

2.2 Proteção ao servidor/agente público denunciante

2.2.1  O(a) Ouvidor(a)-Geral do IFPE, após a análise preliminar da representação, deve abrir um processo no sistema SEI, com nível de acesso restrito, utilizando o mesmo protocolo oriundo da Plataforma Fala.BR, ou recepcionar a manifestação da referida plataforma por meio do módulo de integração da ouvidoria com o sistema SEI. 

2.2.2 O encaminhamento das denúncias deve ser realizado às unidades de apuração sem a identificação do denunciante, a qual deverá ser suprimida e na sua impossibilidade tarjada, juntamente com qualquer informação no corpo da manifestação a qual possa identificá-lo.

2.2.3 Caso seja imprescindível para a apuração dos fatos a ciência de todas as informações constantes na denúncia, a denúncia completa deverá ser encaminhada à unidade de apuração, inclusive para que esta área possa, se for o caso, solicitar maiores esclarecimentos ao denunciante no decorrer da investigação preliminar a ser realizada. Neste caso, a unidade de apuração tem a obrigação de manter o sigilo da identidade do denunciante

Obs.: A restrição de acesso não se aplica caso se configure, por meio do processo de apuração, denúncia caluniosa ou flagrante má-fé por parte do manifestante.

3. Encaminhamento da representação à Unidade responsável pela apuração;

3.1 Após a análise preliminar, caso seja constatada a presença de requisitos mínimos de autoria e materialidade, a representação será encaminhada à unidade responsável pela apuração. São áreas técnicas de apuração do IFPE: a Auditoria Interna Geral; a Coordenação de Processos Correcionais; a Comissão de Ética; a Comissão de Conflito de Interesses e Nepotismo; e outras unidades técnicas que sejam especializadas no tema objeto da denúncia. Apresentam-se como órgãos de apuração externos as autoridades policiais, o Ministério Público e os Tribunais de Contas.

4. Fornecimento de resposta conclusiva ao usuário, informando qual o tratamento dado à representação.

 4.1 Depois do encaminhamento da representação à unidade de apuração ou após o seu arquivamento, com base na análise de não admissibilidade da área técnica de apuração, deverá ser fornecida resposta conclusiva ao servidor/agente público (denunciante), informando qual o tratamento dado à representação.

4.2 A Ouvidoria deverá responder a representação de forma conclusiva em até 30 dias contados a partir do seu recebimento. Este prazo pode ser prorrogado por igual período, desde que haja justificativa expressa.

Obs.1: A resposta conclusiva é a decisão administrativa final na qual o órgão ou a entidade pública se manifesta acerca da procedência ou improcedência da manifestação, apresentando solução ou comunicando sua impossibilidade. Na denúncia, conforme previsto no art. 22, parágrafo único, do Decreto n. 9.492/2018, entende-se que é conclusiva a resposta que informa o usuário acerca do encaminhamento de sua manifestação aos órgãos apuratórios competentes e sobre os procedimentos a serem adotados, ou sobre o seu arquivamento, caso não haja elementos mínimos indispensáveis à apuração.  Essa informação consiste, por exemplo, do número de protocolo do processo administrativo que a denúncia recebeu no órgão apuratório.

Obs.2: O manual de Ouvidoria Pública da CGU (2019), traz como sugestão, objetivando o aumento do grau de satisfação do denunciante, que a ouvidoria, dentro de suas possibilidades, busque manter interlocução com os órgãos apuratórios para, quando do desfecho do processo, noticiar o usuário acerca do resultado do procedimento.

 5. Procedimentos complementares sobre representação envolvendo autoridades

 5.1.  Conforme o art. 15, §3º, da Instrução Normativa OGU nº 05/2018, o(a) Ouvidor(a)-Geral, deverá informar à Ouvidoria-Geral da União a existência de denúncia praticada por agente público no exercício de cargos comissionados do Grupo Direção e Assessoramento Superiores – DAS a partir do nível 4 ou equivalente.

 5.2 Acerca de denúncias em desfavor de autoridade do IFPE, a CGU é o órgão competente para acompanhar o tratamento e a apuração de denúncias envolvendo agente público no exercício de cargos comissionados do Grupo Direção de níveis 3, 2 e 1, conforme equivalência disposta na Portaria ME nº 121, de 27 de Março de 2019.

Obs.: Essa informação não enseja juízo de valor, ou seja, o fato de a Ouvidoria Geral do IFPE informar à Ouvidoria-Geral da União/CGU a existência da denúncia não influencia a apuração no próprio órgão onde ocorreu o fato, e nem significa que o(a) Ouvidor(a)-Geral responsável pela análise esteja declarando que os fatos narrados realmente ocorreram, ou que o denunciado tenha responsabilidade. O papel da Ouvidoria-Geral do IFPE é informar sobre quaisquer denúncias contra esses agentes, e o papel da CGU é acompanhar ou proceder diretamente, caso julgue necessário, à correta apuração dos fatos.

 5. Encerramento e arquivamento da representação

 6.1 Conforme a instrução Normativa OGU nº 5/2018, aplicável às unidades de ouvidoria do Poder Executivo Federal, prevê que a denúncia poderá ser encerrada quando:

  • Estiver dirigida a órgão não pertencente ao Poder Executivo Federal (art. 15, § 2º, I);
  • Não contenha elementos mínimos indispensáveis à sua apuração ((art. 15, § 2º, II);
  • Seu autor descumprir os deveres de expor os fatos conforme a verdade; proceder com lealdade, urbanidade e boa-fé; não agir de modo temerário; ou prestar as informações que lhe forem solicitadas para o esclarecimento dos fatos (art. 11, § 7º).

Obs.: Acrescentamos que os deveres do cidadão de expor os fatos conforme a verdade; proceder com lealdade, urbanidade e boa-fé; não agir de modo temerário; e prestar as informações que lhe forem solicitadas para os esclarecimentos dos fatos, estão originariamente dispostos no Art. 4º, Capítulo III - Dos deveres do Administrado - da Lei nº 9784/99, a qual regula o processo administrativo na Administração Pública Federal.

 IV – REPOSITÓRIO

 IV.A – BASE NORMATIVA

- Lei nº 13.460, de 26 de junho de 2017. Dispõe sobre participação, proteção e defesa dos direitos do usuário dos serviços públicos da administração pública. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2015-2018/2017/Lei/L13460.htm

- Decreto nº 9.492, de 5 de setembro de 2018. Regulamenta a Lei nº 13.460, de 26 de junho de 2017, que dispõe sobre participação, proteção e defesa dos direitos do usuário dos serviços públicos da administração pública federal, institui o Sistema de Ouvidoria do Poder Executivo federal, e altera o Decreto nº 8.910, de 22 de novembro de 2016, que aprova a Estrutura Regimental e o Quadro Demonstrativo dos Cargos em Comissão e das Funções de Confiança do Ministério da Transparência, Fiscalização e Controladoria-Geral da União. Disponível  em: https://www.in.gov.br/materia/-/asset_publisher/Kujrw0TZC2Mb/content/id/39941039/do1-2018-09-06-decreto-n-9-492-de-5-de-setembro-de-2018-39940899

- Decreto nº 10.153, de 3 de dezembro de 2019: Dispõe sobre as salvaguardas de proteção dos denunciantes de ilícitos e de irregularidades praticadas contra a administração pública direta e indireta e altera o Decreto 9.492/2018. Disponível em: https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019-2022/2019/decreto/d10153.htm

- Instrução Normativa nº 5, de 18 de junho de 2018, - Estabelece orientações para a atuação das unidades de ouvidoria do Poder Executivo federal. Disponível em:

https://www.in.gov.br/materia/-/asset_publisher/Kujrw0TZC2Mb/content/id/27128217/do1-2018-06-25-instrucao-normativa-n-5-de-18-de-junho-de-2018-27128190

- Portaria nº 581, de 9 de março de 2021:  Estabelece orientações para o exercício das competências das unidades do Sistema de Ouvidoria do Poder Executivo federal, instituído pelo Decreto nº 9.492, de 5 de setembro de 2018, dispõe sobre o recebimento do relato de irregularidades de que trata o caput do art. 4º-A da Lei nº 13.608, de 10 de janeiro de 2018, no âmbito do Poder Executivo federal, e dá outras providências. Disponível em: https://www.gov.br/ouvidorias/pt-br/ouvidorias/legislacao/portarias/portaria-no-581-consolidada-v2.pdf

-Manual de Processo Disciplinar da CGU (2021). Disponível em: https://repositorio.cgu.gov.br/bitstream/1/64869/6/Manual_PAD_2021_1.pdf Acesso em 12 mai. 2022.

IV.B – BASE AUXILIAR

 -Manual de Ouvidoria Pública. 2019. Disponível em: https://www.gov.br/cgu/pt-br/centrais-de-conteudo/publicacoes/ouvidoria/arquivos/manual-de-ouvidoria-publica-2019.pdf. Acesso em 10 mai. 2022

- Programa de Formação Continuada em Ouvidoria - Tratamento de Denúncias em Ouvidoria, 2018.

https://repositorio.cgu.gov.br/bitstream/1/56317/1/Material_do_aluno_Curso_denuncias_Out18.pdf. Acesso em 11 mai. 2022

 

 

ANEXO I

Check-list - Análise Preliminar da Representação

Item Analisado

Sim

Não

Não se Aplica

Observação

1. Refere-se a matéria de competência do IFPE?

 

 

 

Caso negativo, a ouvidoria deverá fazer o encaminhamento para o órgão competente

2. Refere-se a representação contra autoridade no exercício de cargos comissionados do Grupo Direção de níveis 3, 2 e 1?

 

 

 

Caso afirmativo, deve ser direcionada a CGU que é o órgão competente para acompanhar o tratamento e a apuração dessas denúncias.

3. Trata-se de irregularidade cometida por outro servidor público/agente público ou por autoridade no exercício do cargo?

 

 

 

Caso negativo, o Ouvidor deve reclassificar a manifestação e seguir o fluxo específico.

4. Pode ser identificada a autoria do fato?

 

 

 

A ausência de autoria não impede que a representação seja aceita, tendo em vista que uma análise preliminar na ouvidoria pode identificar a respectiva autoria.

5. Há materialidade?

 

 

 

Pode ser necessária a solicitação de  complementação de informação.

6. O fato é compreensível?

 

 

 

Pode ser necessária a solicitação de  complementação de informação.

7. O objeto é passível de ser apurado?

 

 

 

Caso negativo, proceda-se o arquivamento.

8. A manifestação foi classificada no assunto “Denúncia de irregularidades de servidores” pelo denunciante?

 

 

 

Caso afirmativo, classificar o subassunto como “Representação”.

9. Há registro de outra(s) representação(ões) para para o mesmo servidor público/agente público?

 

 

 

Caso haja outra(s) representações, consolida-se em um único processo e encaminha-se a unidade de apuração

 Conclusão:

( ) Relevante, proceder abertura de processo no SEI.

( ) Improcedente por falta de elementos (solicitar complementação de informações)

( ) Improcedente por perda do objeto

( ) Outros. Especificar _________________________________